Sådan automatiserer du din virksomhed

Sådan automatiserer du din virksomhed 2018-07-19T10:59:29+00:00

Det der med bogholderi siger mig absolut ingenting – det skal overstås hurtigt og nemt

Ja, det kunne sagtens være noget, som du måske sagde. Det er i hvert fald noget jeg har hørt mange af mine kunder sige. Jeg har også hørt vendinger som:

“Det er et nødvendigt onde der skal overstås, lidt som et tandlægebesøg – jeg tør ikke lade være, men det er heller ikke noget jeg synes er sjovt.”

Men hvis jeg skal være helt ærligt, og det skal jeg jo – så er det MIG, der har sagt at bogholderi ikke siger mig noget som helst…..

Det kan umiddelbart virke som en dårlig plan, når jeg nu har et firma med pt. 8 bogholdere ansat. Så måske skulle jeg lige uddybe, hvad det præcis er jeg mener.

Generelt set har bogholderi og regnskab været præget af gentagelser på gentagelser af store mængder manuelt arbejde. Lidt ligesom “Sysifos” fortællingen eller “Groundhogday”. Når dagen er gået, går næste arbejdsdag med næsten det samme arbejde igen og igen og igen.

Og gentagende, manuelt bogholderimæssigt arbejde er noget jeg virkelig kan blive deprimeret over at sidde og lave. Derfor har det vist sig at være en virkelig god idé, at jeg gør det.

For hver gang jeg sidder med en bogholderimæssig arbejdsopgave har jeg kun én ting i hovedet:

“Hvordan kan jeg finde nogle løsninger, der automatisk kan gøre det, jeg sidder og laver, så jeg slipper for det.”

Og tro mig – jeg lykkes for det meste at kombinere allerede eksisterende tekniske løsninger, der gør at mange manuelle arbejdsopgaver kan løses automatisk, korrekt og virkelig effektivt.

Men rent faktisk er det ikke så vigtigt, at jeg kan levere bogholderiløsninger der er langt mere effektive end hvad man normalt ser. Det der virkelig gør en forskel, det er den tid DU sparer!!!

Forestil dig følgende:

  • Automatisk bogføring af alle indbetalinger fra din webshop
  • Automatisk bogføring af alle kundeindbetalinger
  • Eller en løsning der holder øje med hvilke kreditkortbilag du mangler
  • Eller en løsninger der lader dig godkende og betale regninger blot med et tryk på din smartphone
  • Eller forestil dig at lave en topchecket budgetopfølgning til din bestyrelse på under 15 sekunder

Listen er nærmest uendelig og det virkelig interessante er, at mange af dem kan spare dig for utroligt meget tid. Medmindre du (modsat mig) virkelig elsker administrativt arbejde, så kan det være du mener, at tiden kan bruges bedre.

Med ovenstående for øje bliver jeg nødt til at snakke lidt om det evigt tilbagevendende snak om digitalisering. Et emne der bliver snakket ALT for meget om. Der er så mange andre ting der giver mening for man skal begynde at give sig i kast med automatiske og digitale løsninger.

Lad mig give jer et par eksempler:

  • For 20 år siden kunne mit økonomisystem via 56K-modem uploade en betalingsfil til Unibank
  • For 15 år siden kunne mit økonomisystem downloade en FIK-indbetalingsfil fra netbanken
  • For 10 år siden kunne jeg downloade en bankfil, som jeg konterede og indlæste i mit økonomisystem

Ovenstående er blot klassiske eksempler på god udnyttelse af eksisterende teknologi. Det er tilmed noget som stadig den dag i dag ofte bliver overset og som virkelig kan give nogle enorme tidsbesparelser.

Hvis man ovenpå ovenstående koble nogle af de lækre automatiske og digitale løsninger, så kan man virkelig få en slagkraftig cocktail 😊

Med ønsker om mindre tidsspilde og bedre løsninger i fremtiden.

Skrevet af Frederik Sandgrav, direktør og økonomichef i Sandgrav Solutions

Når man driver virksomhed, skal man bogføre og det tager tid. Hos Sandgrav Solutions arbejder vi med digitale løsninger, der minimerer dit tidsforbrug på bogføring.

www.sandgravsolutions.dk